Polecenie wyjazdu służbowego

podróż służbowaRozpoczynamy cykl omawiający rodzaje dokumentów księgowych.

Polecenie wyjazdu służbowego (PWS) nie jest dowodem księgowym sensu stricto, raczej sensu largo. Jednak znaczenie dowodowe tego dokumentu jest nie do przecenienia w powiązaniu z rozliczeniem wyjazdu, sporządzanym w formie dowodu wewnętrznego.

Przedmiotem częstych kontroli fiskusa bywa rozliczenie podróży służbowych nie tylko pracowników, ale przede wszystkim osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą.

Wynika to z niematerialności kosztów, wysokości rozliczanych diet (szczególnie diet w wyjazdach zagranicznych) i wynikające stąd trudności dowodowe z wykazaniem związku przyczynowo skutkowego wyjazdu z rodzajem i zakresem prowadzonej działalności gospodarczej.

Wyobraźmy sobie firmę, w której dochodzi bardzo często do wyjazdów służbowych.

Bez stosownych dokumentów, w trakcie kontroli, po kilku latach, nie sposób przypomnieć sobie czego dotyczył wyjazd, jakie cele zostały osiągnięte.

Jest to prosta droga do możliwości zakwestionowania kosztów.

Jedynym sposobem na uniknięcie takich problemów jest sporządzenie dokumentu, który możemy nazwać poleceniem wyjazdu służbowego. Sama nazwa jest tu drugorzędna. Możemy nazwać taki dokument dowolnie. Ważniejszym jest zakres informacji, który powinien taki dokument zawierać. Naszym zdaniem dokument taki powinien zawierać co najmniej:

  • cel wyjazdu,
  • miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży,
  • termin wyjazdu,
  • czas, na jaki delegowany wyjeżdża,
  • wskazanie środka transportu.