Jeśli zastanawiasz się, jak zorganizować swoją księgowość, poniższy tekst może Ci pomóc.

 I.  Co to jest „prowadzenie księgowości” ?

W potocznym rozumieniu, obsługa księgowo – finansowa kojarzy się z „prowadzeniem księgowości” danej firmy.

W rzeczywistości punkt ciężkości takiej obsługi stanowi nie rejestracja dowodów księgowych w odpowiednich urządzeniach, lecz szeroko rozumiana fachowa obsługa finansowa firmy. Składają się na nią: naliczanie wynagrodzeń, amortyzacji, cła, podatków, sporządzanie deklaracji podatkowych, deklaracji ZUS, sporządzanie sprawozdań finansowych, doradztwo podatkowe oraz kompleksowe rozliczenia z budżetami.

Księgowanie wszystkich operacji gospodarczych, w warunkach powszechnej komputeryzacji, jest pod względem stopnia trudności rzeczą drugorzędną. Tym bardziej, że zasady prowadzenia ksiąg są od dawna w sposób szczegółowy ustalone i nie podlegają częstym zmianom. Gdyby chodziło tylko o księgowanie dowodów, warunki wykonywania tej pracy we własnym Dziale Księgowości małej czy średniej firmy jak i w Biurze Rachunkowym byłyby podobne. Dlatego wybór dotyczący tego czy zorganizować własną księgowość, czy korzystać z usług Biura Rachunkowego, nie miałby większego znaczenia.

Natomiast jeśli chodzi o szeroko rozumianą obsługę finansową to Biuro Rachunkowe, z uwagi na możliwość koncentracji specjalistów, ma zdecydowanie lepsze warunki do prowadzenia spraw finansowo – księgowych, oraz zdecydowanie większe możliwości śledzenia zmian i interpretacji przepisów.

 II.  Większe biura rachunkowe

Większe biura rachunkowe obsługują jednocześnie co najmniej kilkadziesiąt firm. Taka ilość firm z natury rzeczy powoduje ich różnorodność branżową. Część z obsługiwanych, większych firm często zajmuje się kilkoma branżami. Taki stan rzeczy powoduje, że Biuro Rachunkowe na bieżąco ma do czynienia z różnymi rodzajami i formami działalności gospodarczej, a tym samym i ze specyfiką organizacyjno – prawną i ewidencyjno – księgowo – podatkową wielu branż, rodzajów i form działalności, występujących w Polsce. W ten sposób pracownicy Biura Rachunkowego uzyskują bardzo szybko duży zakres doświadczeń zawodowych, przydatnych przy obsłudze poszczególnych klientów.

Nie bez znaczenia jest również fakt, że firma posiadająca swój zespół księgowy przechodzi kontrole skarbowe raz na kilka lat, lub wcale. Biuro rachunkowe reprezentując Klientów, ma takie kontrole stosunkowo często. Po pewnym czasie wypracowuje pewne techniki księgowań w dobrze pojętym interesie Klienta i własnym.

Rozwiązuje na bieżąco większość specyficznych problemów dotyczących: – środków trwałych (ewidencja, zaliczanie do kosztów uzyskania przychodu, opodatkowanie) – wynagrodzeń i innych rozliczeń z pracownikami – rozliczeń z ZUS – podatków lokalnych – podatku VAT – podatku dochodowego od osób fizycznych i prawnych – ewidencji kosztów działalności, z uwzględnieniem specyfiki związanej z rozliczaniem kosztów produkcji – sprawozdawczości podatkowej – sprawozdawczości GUS.

Ponadto obsługując tak znaczną ilość firm Biuro Rachunkowe zmuszone jest :

  • zatrudniać odpowiednią ilość fachowych pracowników co pozwala na tworzenie stanowisk a nawet grup specjalistycznych, gwarantujących właściwą obsługę klientów
  • współpracować z innymi Biurami Rachunkowymi w celu wymiany doświadczeń
  • na bieżąco kontaktować się z Urzędami Skarbowymi, ZUS – em oraz z GUS-em
  • prenumerować podstawowe akty normatywne oraz literaturę fachową aby zachować bieżącą orientację w często zmieniających się przepisach prawnych i ich aktualnej interpretacji.
  • dokształcać się, biorąc udział w szkoleniach branżowych

 

Biuro Rachunkowe codziennie odpowiada na dziesiątki pytań i wątpliwości zgłaszanych przez klientów stając się dla wielu z nich pierwszym i łatwo dostępnym źródłem informacji na wiele tematów.

Biorąc pod uwagę mnogość przepisów regulujących zasady prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, oferta Biur Rachunkowych jest na pewno godna rozważenia przez małe i średnie firmy, które nie mogą sobie pozwolić na zatrudnianie kilkuosobowych zespołów pracowników finansowo – księgowych. Zatrudniając jedną-dwie osoby właściciele tych firm, musieliby mieć duże szczęście aby pozyskać pracowników zorientowanych zarówno w problematyce zatrudnienia, prawa pracy i świadczeń socjalnych jak i wynagrodzeń, zasiłków, rozliczeń z ZUS, podatku VAT, podatków dochodowych oraz sprawozdawczości GUS itd. Z doświadczeń wiadomo że pozyskanie takich pracowników „wszystko wiedzących” jest dość trudne i bardzo czasochłonne ponieważ: – zatrudnienie fachowców prawie zawsze wymaga ogłoszeń w prasie, zbierania ofert, bezpośrednich rozmów z kandydatami. Aby prowadzący rozmowę mógł właściwie ocenić przydatność kandydata na specjalistę musi poświęcić odpowiednią ilość czasu na przygotowanie się do takiej rozmowy. Rozmowy z kilkoma kandydatami na jedno stanowisko to czasami zajęcie na kilka tygodni.

Zatrudnienie specjalisty z zakresu rachunkowości i finansów nawet na okres próbny, nie zawsze zabezpiecza interesy firmy, ponieważ sprawdzenie merytorycznej przydatności kandydata najczęściej następuje dopiero podczas najbliższej kontroli Urzędu Skarbowego, ZUS czy też Biegłego Rewidenta badającego księgi. Czasami taka spóźniona weryfikacja zatrudnionego personelu może być dla firmy dość kosztowna.

Zatrudnianie tylko jednej, dwóch osób zajmujących się sprawami finansowo-księgowymi stwarza problemy z zastępstwem w okresie urlopów a szczególnie nagłej choroby.

Organizacja własnej księgowości powoduje konieczność kupna i prenumeraty przynajmniej niektórych wydawnictw i czasopism fachowych dla zapewnienia bieżącego dostępu do aktualnych unormowań organizacyjno-prawnych z zakresu inwestycji, rozliczania produkcji, obrotu towarowego, gospodarki magazynowej, zatrudnienia, wynagrodzeń, podatków, ceł, rachunkowości, sprawozdawczości itp. Powoduje to nieefektywne wykorzystanie wydanych środków (ze zgromadzonej literatury, oprogramowania, korzysta jedna – dwie osoby) i nie daje gwarancji, że w natłoku bieżących obowiązków zatrudniony księgowy znajdzie czas na śledzenie wszystkich zmian.

 III.  Koszty każdego z rozwiązań

Kolejnym zagadnieniem, zasygnalizowanym już częściowo powyżej, są koszty każdego z rozwiązań.

W wypadku Biura Rachunkowego sprawa jest prosta – miesięczna opłata stała lub zmienna zgodnie z warunkami określonymi w umowie, na ogół nie przekraczająca wynagrodzenia dobrej klasy fachowca. Inaczej sprawa przedstawia się w wypadku własnej księgowości. Należy rozważyć konieczność poniesienia jednorazowych wydatków na zakup wyposażenia (sprzęt biurowy, sprzęt komputerowy, oprogramowanie) oraz stałych kosztów związanych z wynagrodzeniami, składkami ZUS i wynajmowaniem dodatkowej powierzchni biurowej a także, o czym była mowa wcześniej, kosztów zapewnienia bieżącej informacji prawnej, niezbędnej dla efektywnej pracy księgowego.

Również odpowiedzialność finansowa za ewentualne pomyłki rozkłada się inaczej w obu wypadkach. W wypadku Biura Rachunkowego klient ma możliwość dochodzenia naprawy wszelkich szkód powstałych z winy Biura – bez względu na ich wysokość (obowiązek posiadania polisy OC), natomiast odpowiedzialność materialna pracownika jest ograniczona przez przepisy art.119 i 120 kodeksu pracy do wysokości trzymiesięcznego wynagrodzenia, chyba, że wyrządził on szkodę umyślnie.

 IV.  Kryteria wyboru biura rachunkowego

Jeśli po rozważeniu przedstawionych wyżej argumentów podjąłeś decyzję o powierzeniu swoich ksiąg biuru rachunkowemu, pozostaje problem wyboru biura, dającego rękojmię rzetelnego świadczenia usług. Choć nie istnieje sposób na uzyskanie 100% pewności, można sprawdzić przynajmniej formalne podstawy istnienia biura rachunkowego i zebrać opinie dotychczasowych klientów. Dlatego też nie powinno stanowić problemu uzyskanie wglądu w następujące dokumenty: – wpis do ewidencji działalności gospodarczej lub wyciąg z Rejestru Handlowego – zaświadczenie REGON – potwierdzenie nadania numeru NIPświadectwa kwalifikacyjne osób uprawnionych do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych zatrudnianych przez Biuro lub – potwierdzenie wpisu na listę doradców podatkowych oraz potwierdzenie zawarcia przez doradcę umowy ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej.

Jeśli chcesz uzyskać więcej informacji dotyczących formalnych podstaw świadczenia usług rachunkowych i doradztwa podatkowego, zajrzyj do ustawy o rachunkowości i ustawy o doradztwie podatkowym. Dopiero, gdy stwierdzimy, że wybrane  przez nas Biuro może legalnie świadczyć swoje usługi, możemy np. poprosić o listę referencyjną klientów prowadzących działalność w rozmiarach zbliżonych do naszej firmy, aby uzyskać ich opinię. Kolejnym etapem powinno być zapoznanie się z warunkami umowy proponowanej przez Biuro. Dopiero po takim przygotowaniu należałoby przystąpić do negocjacji indywidualnych warunków umowy.

Bardzo często klienci koncentrują się tutaj na uzyskaniu jak najniższej ceny, nie przykładając należytej uwagi do precyzyjnego określenia, jakie obowiązki spoczywają na każdej ze strona. A jest o sprawa niebagatelna. Szczególnie w sprawach podatkowych, to PODATNIK (KLIENT) ZAWSZE PONOSI ODPOWIEDZIALNOŚĆ WOBEC ORGANÓW SKARBOWYCH za właściwe prowadzenie ewidencji i obliczenie podatku. Biura, które twierdzą, że automatycznie zdejmują tę odpowiedzialność z barków Klienta, są po prostu nieuczciwe. Zaniedbania czy pomyłki Biura mogą stanowić jedynie podstawę do dochodzenia stosownego odszkodowania.

Jednak, pomimo niewątpliwych zalet powierzenia ksiąg podmiotowi wyspecjalizowanemu, nie jest to rozwiązanie dla każdej firmy.

 V.  Rozważania końcowe

Kto więc powinien od początku nastawiać się na organizację własnych służb finansowo – księgowych ? W zasadzie tylko firmy duże, dla których koszt organizacji i utrzymania co najmniej 5 osobowego działu, zatrudniającego odpowiednio wykształcony i doświadczony personel stanowi niewielki ułamek ogółu ponoszonych kosztów zaś korzyści wynikające z możliwości uzyskiwania informacji o stanie firmy z opóźnieniem rzędu kilku czy kilkunastu godzin są niewspółmiernie wysokie. Biuro Rachunkowe, w zależności od organizacji, jest w stanie zapewnić dostarczenie tych informacji w takim tempie jakim odbiera i ewidencjonuje dokumenty od Klienta, co dla większości Klientów jest całkowicie wystarczające. Oczywiście doradztwo i odpowiedzi na pytania, są realizowane na bieżąco, telefonicznie lub via mail.

W naszym biurze od lat obowiązuje praktyka, że Klient nie jest fatygowany z dokumentami do biura. Odbierają je nasi pracownicy, z częstotliwością uzgodnioną z Klientem. Poprzez złożenie w urzędach stosownych upoważnień, Klient zwolniony jest z kontaktów z US czy ZUS. Występujemy w jego imieniu.

Stosunkowo nową formą współpracy, jest wykonywanie wszystkich czynności związanych z obsługą Klienta w jego biurze. Mimo wyższej ceny, jest to rozwiązanie łączące korzyści z zatrudnienia pracownika (wykonawca i dokumenty są na miejscu) i pozbycie się niedogodności wynikających z kodeksu pracy (składki ZUS, biuro rachunkowe nie chadza na urlopy wypoczynkowe, macierzyńskie, wychowawcze, czy zasiłek chorobowy).

Jeśli po analizie powyższego, postanowisz wstępnie obdarzyć warunkowym zaufaniem naszą firmę, zapraszamy do niezobowiązującego kontaktu telefonicznego lub mailowego.

Serdecznie zapraszamy.

BERATER Biuro Rachunkowe Warszawa