Jeśli zastanawiasz się, jak zorganizować swoją księgowość, poniższy tekst może Ci pomóc.
I. Co to jest „prowadzenie księgowości” ?
„Prowadzenie księgowości” to termin, który w potocznym rozumieniu często kojarzy się wyłącznie z rejestracją dowodów księgowych i zarządzaniem finansami firmy. Jednakże, w rzeczywistości, zakres działalności księgowej jest znacznie szerszy i obejmuje kompleksową obsługę finansowo-księgową przedsiębiorstwa.
Podstawowym elementem prowadzenia księgowości jest rzetelne dokumentowanie wszystkich operacji gospodarczych, co w dobie zaawansowanej komputeryzacji stało się zadaniem ułatwionym. Proces ten obejmuje bowiem nie tylko rejestrację transakcji, ale także ich analizę i klasyfikację według ustalonych standardów księgowych. Warto podkreślić, że zasady te są szczegółowo określone przez obowiązujące przepisy i rzadko ulegają znaczącym zmianom.
Księgowość wykracza jednak poza samą rejestrację dokumentów. Do kluczowych zadań należy naliczanie wynagrodzeń, amortyzacji, cła, podatków oraz sporządzanie różnego rodzaju deklaracji podatkowych i ZUS. Bardzo ważną częścią jest również sporządzanie rocznych i okresowych sprawozdań finansowych, które są niezbędne do oceny kondycji finansowej przedsiębiorstwa.
Kolejnym aspektem jest doradztwo podatkowe, które odgrywa istotną rolę w optymalizacji obciążeń podatkowych firmy. Fachowa analiza i interpretacja przepisów podatkowych może przynieść znaczące korzyści finansowe, a także zapewnić zgodność działalności firmy z obowiązującym prawem.
Rozważając między zorganizowaniem własnego działu księgowości a korzystaniem z usług biura rachunkowego, warto zauważyć, że biura te często dysponują szerszymi zasobami specjalistów i lepszymi możliwościami śledzenia zmian w przepisach. Dzięki temu mogą oferować bardziej kompleksowe usługi, co jest szczególnie istotne w dynamicznie zmieniającym się środowisku prawnym i gospodarczym.
Tak więc prowadzenie księgowości to nie tylko proste księgowanie, ale przede wszystkim wszechstronne zarządzanie finansami firmy, które wymaga głębokiej wiedzy i doświadczenia. Jest to proces, który obejmuje zarówno codzienne zadania, jak i strategiczne planowanie finansowe, mające na celu optymalizację wyników finansowych przedsiębiorstwa.
II. Większe biura rachunkowe
Większe biura rachunkowe obsługują jednocześnie co najmniej kilkadziesiąt firm. Taka ilość firm z natury rzeczy powoduje ich różnorodność branżową. Część z obsługiwanych, większych firm często zajmuje się kilkoma branżami. Taki stan rzeczy powoduje, że Biuro Rachunkowe na bieżąco ma do czynienia z różnymi rodzajami i formami działalności gospodarczej, a tym samym i ze specyfiką organizacyjno – prawną i ewidencyjno – księgowo – podatkową wielu branż, rodzajów i form działalności, występujących w Polsce. W ten sposób pracownicy Biura Rachunkowego uzyskują bardzo szybko duży zakres doświadczeń zawodowych, przydatnych przy obsłudze poszczególnych klientów.
Nie bez znaczenia jest również fakt, że firma posiadająca swój zespół księgowy przechodzi kontrole skarbowe raz na kilka lat, lub wcale. Biuro rachunkowe reprezentując Klientów, ma takie kontrole stosunkowo często. Po pewnym czasie wypracowuje pewne techniki księgowań w dobrze pojętym interesie Klienta i własnym.
Rozwiązuje na bieżąco większość specyficznych problemów dotyczących: – środków trwałych (ewidencja, zaliczanie do kosztów uzyskania przychodu, opodatkowanie) – wynagrodzeń i innych rozliczeń z pracownikami – rozliczeń z ZUS – podatków lokalnych – podatku VAT – podatku dochodowego od osób fizycznych i prawnych – ewidencji kosztów działalności, z uwzględnieniem specyfiki związanej z rozliczaniem kosztów produkcji – sprawozdawczości podatkowej – sprawozdawczości GUS.
Ponadto obsługując tak znaczną ilość firm Biuro Rachunkowe zmuszone jest :
- zatrudniać odpowiednią ilość fachowych pracowników co pozwala na tworzenie stanowisk a nawet grup specjalistycznych, gwarantujących właściwą obsługę klientów
- współpracować z innymi Biurami Rachunkowymi w celu wymiany doświadczeń
- na bieżąco kontaktować się z Urzędami Skarbowymi, ZUS – em oraz z GUS-em
- prenumerować podstawowe akty normatywne oraz literaturę fachową aby zachować bieżącą orientację w często zmieniających się przepisach prawnych i ich aktualnej interpretacji.
- dokształcać się, biorąc udział w szkoleniach branżowych
Biuro Rachunkowe w Piasecznie codziennie odpowiada na dziesiątki pytań i wątpliwości zgłaszanych przez klientów stając się dla wielu z nich pierwszym i łatwo dostępnym źródłem informacji na wiele tematów.
Biorąc pod uwagę mnogość przepisów regulujących zasady prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, oferta Biur Rachunkowych jest na pewno godna rozważenia przez małe i średnie firmy, które nie mogą sobie pozwolić na zatrudnianie kilkuosobowych zespołów pracowników finansowo – księgowych. Zatrudniając jedną-dwie osoby właściciele tych firm, musieliby mieć duże szczęście aby pozyskać pracowników zorientowanych zarówno w problematyce zatrudnienia, prawa pracy i świadczeń socjalnych jak i wynagrodzeń, zasiłków, rozliczeń z ZUS, podatku VAT, podatków dochodowych oraz sprawozdawczości GUS itd. Z doświadczeń wiadomo że pozyskanie takich pracowników „wszystko wiedzących” jest dość trudne i bardzo czasochłonne ponieważ: – zatrudnienie fachowców prawie zawsze wymaga ogłoszeń w prasie, zbierania ofert, bezpośrednich rozmów z kandydatami. Aby prowadzący rozmowę mógł właściwie ocenić przydatność kandydata na specjalistę musi poświęcić odpowiednią ilość czasu na przygotowanie się do takiej rozmowy. Rozmowy z kilkoma kandydatami na jedno stanowisko to czasami zajęcie na kilka tygodni.
Zatrudnienie specjalisty z zakresu rachunkowości i finansów nawet na okres próbny, nie zawsze zabezpiecza interesy firmy, ponieważ sprawdzenie merytorycznej przydatności kandydata najczęściej następuje dopiero podczas najbliższej kontroli Urzędu Skarbowego, ZUS czy też Biegłego Rewidenta badającego księgi. Czasami taka spóźniona weryfikacja zatrudnionego personelu może być dla firmy dość kosztowna.
Zatrudnianie tylko jednej, dwóch osób zajmujących się sprawami finansowo-księgowymi stwarza problemy z zastępstwem w okresie urlopów a szczególnie nagłej choroby.
Organizacja własnej księgowości powoduje konieczność kupna i prenumeraty przynajmniej niektórych wydawnictw i czasopism fachowych dla zapewnienia bieżącego dostępu do aktualnych unormowań organizacyjno-prawnych z zakresu inwestycji, rozliczania produkcji, obrotu towarowego, gospodarki magazynowej, zatrudnienia, wynagrodzeń, podatków, ceł, rachunkowości, sprawozdawczości itp. Powoduje to nieefektywne wykorzystanie wydanych środków (ze zgromadzonej literatury, oprogramowania, korzysta jedna – dwie osoby) i nie daje gwarancji, że w natłoku bieżących obowiązków zatrudniony księgowy znajdzie czas na śledzenie wszystkich zmian.
Korzyści z współpracy z biurem rachunkowym
Decyzja, czy wybrać biuro rachunkowe czy księgową, powinna uwzględniać nie tylko koszty, ale również poziom wsparcia i doświadczenia oferowanego przez obie strony. Decydując się na skorzystanie z usług biura rachunkowego, przedsiębiorcy mogą liczyć na szeroki zakres korzyści. Przede wszystkim, biura rachunkowe zapewniają profesjonalną obsługę księgową, która obejmuje nie tylko prowadzenie ksiąg rachunkowych, ale także doradztwo podatkowe i finansowe. Zastanawiając się nad opcją wyboru biura rachunkowego czy księgowej, warto rozważyć, która z tych opcji zapewni większą elastyczność i dostęp do aktualnej wiedzy z zakresu prawa podatkowego.
III. Koszty każdego z rozwiązań
Kolejnym zagadnieniem, zasygnalizowanym już częściowo powyżej, są koszty każdego z rozwiązań.
W wypadku Biura Rachunkowego sprawa jest prosta – miesięczna opłata stała lub zmienna zgodnie z warunkami określonymi w umowie, na ogół nie przekraczająca wynagrodzenia dobrej klasy fachowca. Inaczej sprawa przedstawia się w wypadku własnej księgowości. Należy rozważyć konieczność poniesienia jednorazowych wydatków na zakup wyposażenia (sprzęt biurowy, sprzęt komputerowy, oprogramowanie) oraz stałych kosztów związanych z wynagrodzeniami, składkami ZUS i wynajmowaniem dodatkowej powierzchni biurowej a także, o czym była mowa wcześniej, kosztów zapewnienia bieżącej informacji prawnej, niezbędnej dla efektywnej pracy księgowego.
Również odpowiedzialność finansowa za ewentualne pomyłki rozkłada się inaczej w obu wypadkach. W wypadku Biura Rachunkowego klient ma możliwość dochodzenia naprawy wszelkich szkód powstałych z winy Biura – bez względu na ich wysokość (obowiązek posiadania polisy OC), natomiast odpowiedzialność materialna pracownika jest ograniczona przez przepisy art.119 i 120 kodeksu pracy do wysokości trzymiesięcznego wynagrodzenia, chyba, że wyrządził on szkodę umyślnie.
IV. Kryteria wyboru biura rachunkowego
Jeśli po rozważeniu przedstawionych wyżej argumentów podjąłeś decyzję o powierzeniu swoich ksiąg biuru rachunkowemu, pozostaje problem wyboru biura, dającego rękojmię rzetelnego świadczenia usług. Choć nie istnieje sposób na uzyskanie 100% pewności, można sprawdzić przynajmniej formalne podstawy istnienia biura rachunkowego i zebrać opinie dotychczasowych klientów. Dlatego też nie powinno stanowić problemu uzyskanie wglądu w następujące dokumenty: – wpis do ewidencji działalności gospodarczej lub wyciąg z Rejestru Handlowego – zaświadczenie REGON – potwierdzenie nadania numeru NIP – świadectwa kwalifikacyjne osób uprawnionych do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych zatrudnianych przez Biuro lub – potwierdzenie wpisu na listę doradców podatkowych oraz potwierdzenie zawarcia przez doradcę umowy ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej.
Jeśli chcesz uzyskać więcej informacji dotyczących formalnych podstaw świadczenia usług rachunkowych i doradztwa podatkowego, zajrzyj do ustawy o rachunkowości i ustawy o doradztwie podatkowym. Dopiero, gdy stwierdzimy, że wybrane przez nas Biuro może legalnie świadczyć swoje usługi, możemy np. poprosić o listę referencyjną klientów prowadzących działalność w rozmiarach zbliżonych do naszej firmy, aby uzyskać ich opinię. Kolejnym etapem powinno być zapoznanie się z warunkami umowy proponowanej przez Biuro. Dopiero po takim przygotowaniu należałoby przystąpić do negocjacji indywidualnych warunków umowy.
Bardzo często klienci koncentrują się tutaj na uzyskaniu jak najniższej ceny, nie przykładając należytej uwagi do precyzyjnego określenia, jakie obowiązki spoczywają na każdej ze strona. A jest o sprawa niebagatelna. Szczególnie w sprawach podatkowych, to PODATNIK (KLIENT) ZAWSZE PONOSI ODPOWIEDZIALNOŚĆ WOBEC ORGANÓW SKARBOWYCH za właściwe prowadzenie ewidencji i obliczenie podatku. Biura, które twierdzą, że automatycznie zdejmują tę odpowiedzialność z barków Klienta, są po prostu nieuczciwe. Zaniedbania czy pomyłki Biura mogą stanowić jedynie podstawę do dochodzenia stosownego odszkodowania.
Jednak, pomimo niewątpliwych zalet powierzenia ksiąg podmiotowi wyspecjalizowanemu, nie jest to rozwiązanie dla każdej firmy.
V. Rozważania końcowe
Kto więc powinien od początku nastawiać się na organizację własnych służb finansowo – księgowych ? W zasadzie tylko firmy duże, dla których koszt organizacji i utrzymania co najmniej 5 osobowego działu, zatrudniającego odpowiednio wykształcony i doświadczony personel stanowi niewielki ułamek ogółu ponoszonych kosztów zaś korzyści wynikające z możliwości uzyskiwania informacji o stanie firmy z opóźnieniem rzędu kilku czy kilkunastu godzin są niewspółmiernie wysokie. Biuro Rachunkowe, w zależności od organizacji, jest w stanie zapewnić dostarczenie tych informacji w takim tempie jakim odbiera i ewidencjonuje dokumenty od Klienta, co dla większości Klientów jest całkowicie wystarczające. Oczywiście doradztwo i odpowiedzi na pytania, są realizowane na bieżąco, telefonicznie lub via mail.
W naszym biurze od lat obowiązuje praktyka, że Klient nie jest fatygowany z dokumentami do biura. Odbierają je nasi pracownicy, z częstotliwością uzgodnioną z Klientem. Poprzez złożenie w urzędach stosownych upoważnień, Klient zwolniony jest z kontaktów z US czy ZUS. Występujemy w jego imieniu.
Stosunkowo nową formą współpracy, jest wykonywanie wszystkich czynności związanych z obsługą Klienta w jego biurze. Mimo wyższej ceny, jest to rozwiązanie łączące korzyści z zatrudnienia pracownika (wykonawca i dokumenty są na miejscu) i pozbycie się niedogodności wynikających z kodeksu pracy (składki ZUS, biuro rachunkowe nie chadza na urlopy wypoczynkowe, macierzyńskie, wychowawcze, czy zasiłek chorobowy).
Elastyczność i skalowalność
Zastanawiasz się nad tym, co będzie lepszym wyborem dla Twojej firmy – biuro rachunkowe czy księgowa? Biura rachunkowe oferują elastyczne rozwiązania, dostosowane do potrzeb różnych firm. Niezależnie od tego, czy przedsiębiorstwo jest małe, średnie czy duże, biuro rachunkowe może dostosować zakres swoich usług do specyfiki działalności klienta.
Jeśli po analizie powyższego, postanowisz wstępnie obdarzyć warunkowym zaufaniem naszą firmę, zapraszamy do niezobowiązującego kontaktu telefonicznego lub mailowego.
Serdecznie zapraszamy.