Polecenie wyjazdu służbowego
Rozpoczynamy cykl omawiający rodzaje dokumentów księgowych.
Polecenie wyjazdu służbowego (PWS) nie jest dowodem księgowym sensu stricto, raczej sensu largo. Jednak znaczenie dowodowe tego dokumentu jest nie do przecenienia w powiązaniu z rozliczeniem wyjazdu, sporządzanym w formie dowodu wewnętrznego.
Przedmiotem częstych kontroli fiskusa bywa rozliczenie podróży służbowych nie tylko pracowników, ale przede wszystkim osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą.
Wynika to z niematerialności kosztów, wysokości rozliczanych diet (szczególnie diet w wyjazdach zagranicznych) i wynikające stąd trudności dowodowe z wykazaniem związku przyczynowo skutkowego wyjazdu z rodzajem i zakresem prowadzonej działalności gospodarczej.
Wyobraźmy sobie firmę, w której dochodzi bardzo często do wyjazdów służbowych.
Bez stosownych dokumentów, w trakcie kontroli, po kilku latach, nie sposób przypomnieć sobie czego dotyczył wyjazd, jakie cele zostały osiągnięte.
Jest to prosta droga do możliwości zakwestionowania kosztów.
Jedynym sposobem na uniknięcie takich problemów jest sporządzenie dokumentu, który możemy nazwać poleceniem wyjazdu służbowego. Sama nazwa jest tu drugorzędna. Możemy nazwać taki dokument dowolnie. Ważniejszym jest zakres informacji, który powinien taki dokument zawierać. Naszym zdaniem dokument taki powinien zawierać co najmniej:
- cel wyjazdu,
- miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży,
- termin wyjazdu,
- czas, na jaki delegowany wyjeżdża,
- wskazanie środka transportu.
W kontekście powyższego wprowadzenia, istotne jest zrozumienie, że dowody księgowe pełnią nieocenioną rolę w procesie weryfikacji oraz uzasadnienia kosztów poniesionych przez przedsiębiorstwo, w tym tych związanych z podróżami służbowymi. Sporządzenie odpowiednich dokumentów księgowych to podstawa, ale warto również zwrócić uwagę na inne aspekty dokumentacji księgowej.
Dowody księgowe w podróżach służbowych
Podróże służbowe, choć niezbędne w wielu branżach, mogą stanowić wyzwanie dla działów księgowości, zwłaszcza jeśli chodzi o właściwe dokumentowanie. Dowody księgowe w kontekście wyjazdów służbowych to nie tylko polecenia wyjazdu, ale również faktury za noclegi, bilety transportowe czy rachunki za wyżywienie. Każdy z tych dokumentów musi precyzyjnie odzwierciedlać rzeczywiste wydatki i być ściśle powiązany z celem służbowym wyjazdu.
Co powinien zawierać dowód księgowy?
Aby dowód księgowy był uznany za ważny, musi zawierać szereg niezbędnych informacji. W przypadku podróży służbowej, oprócz standardowych danych takich jak data, kwota czy dane wystawcy, ważne jest, aby zawierał również jasne wskazanie na związek wydatku z działalnością gospodarczą firmy. Przykładem dowodu księgowego jest faktura za hotel, która powinna wskazywać, że nocleg był niezbędny ze względu na udział w konferencji biznesowej związanej z branżą przedsiębiorstwa.
Jak prawidłowo dokumentować podróże służbowe?
W kontekście KPiR, dowody księgowe stanowią fundament prawidłowego rozliczania kosztów przedsiębiorstwa. Dokumentując podróże służbowe, ważne jest, aby każdy wydatek był nie tylko właściwie udokumentowany, ale również zaksięgowany w sposób umożliwiający łatwą weryfikację. Przykładowo, dowód księgowy w KPiR powinien być systematycznie numerowany i przechowywany w taki sposób, aby na potrzeby kontroli podatkowej można było szybko odnaleźć dokumentację dotyczącą konkretnego wyjazdu.
Funkcje dowodów księgowych
Dowody księgowe to niezbędne narzędzia w rachunkowości każdego przedsiębiorstwa. Ich główną funkcją jest dokumentowanie, co zapewnia pisemne potwierdzenie wykonania operacji gospodarczych. Dzięki temu, dowody potwierdzają także, że operacje miały miejsce w określonym czasie i miejscu, co jest kluczowe w przypadku ewentualnych kontroli podatkowych. Ponadto dowody księgowe pełnią funkcję informacyjną, dostarczając danych do analiz i raportów, oraz funkcję księgową, stanowiąc podstawę do zapisów w księgach rachunkowych.
Przechowywanie dowodów księgowych
Przechowywanie dowodów księgowych jest równie istotne jak ich właściwe sporządzanie. Każda firma musi zapewnić odpowiednie warunki do przechowywania dokumentacji księgowej, aby zachować jej czytelność i dostępność przez wymagany okres czasu, co wynika z przepisów prawa. Dowody księgowe powinny być organizowane w sposób umożliwiający łatwy dostęp, na wypadek audytów zewnętrznych czy wewnętrznych kontroli.
Jak długo przechowywać dowody księgowe?
Właściwe przechowywanie dowodów księgowych jest kluczowe dla każdej firmy, aby uniknąć problemów w trakcie kontroli podatkowej lub innych formalnych inspekcji. Zgodnie z przepisami, okres przechowywania dowodów księgowych wynosi zwykle 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. W przypadku transakcji objętych dłuższym okresem przedawnienia, czas ten może się wydłużyć. Ważne jest, aby dowody księgowe były uporządkowane i zabezpieczone przed zniszczeniem.
W jaki sposób przechowywać dowody księgowe?
Aby zapewnić bezpieczeństwo i trwałość dowodów księgowych, warto stosować odpowiednie metody ich przechowywania. Zaleca się korzystanie z segregatorów, teczek lub cyfrowego archiwum, co ułatwia szybkie znalezienie potrzebnych dokumentów. Ważne jest, aby dostęp do dokumentacji miały jedynie uprawnione osoby. Dobrze zorganizowany system przechowywania dowodów księgowych nie tylko chroni przed zagubieniem dokumentów, ale również pozwala na szybkie przygotowanie się do kontroli.
Rodzaje dowodów księgowych
Klasyfikacja dowodów księgowych może być oparta na różnych kryteriach, jednak najczęściej spotyka się podział ze względu na pochodzenie, charakter transakcji oraz sposób weryfikacji. Dowody księgowe dzielą się na:
- Wewnętrzne – dokumenty tworzone w firmie, np. wewnętrzne rozliczenia kosztów.
- Zewnętrzne – dokumenty od zewnętrznych kontrahentów, takie jak faktury czy umowy.
- Mieszane – połączenie danych wewnętrznych i zewnętrznych, np. w projektach.
- Elektroniczne – e-faktury i elektroniczne wyciągi bankowe, zapewniające autentyczność przez mechanizmy takie jak podpis elektroniczny.
Dobre praktyki w zarządzaniu dowodami księgowymi
Zarządzanie dowodami księgowymi wymaga organizacji i systematyczności. Dobre praktyki w tym zakresie obejmują:
- Digitalizację dokumentów – przechowywanie kopii elektronicznych dowodów księgowych może znacząco ułatwić dostęp do dokumentacji oraz zwiększyć poziom bezpieczeństwa danych.
- Kategoryzację dokumentów – segregowanie dowodów księgowych według kategorii, takich jak podróże służbowe, zakupy materiałów, usługi zewnętrzne itp., pozwala na szybkie odnalezienie potrzebnego dokumentu.
- Regularne przeglądy dokumentacji – systematyczne sprawdzanie kompletności i poprawności dowodów księgowych może zapobiec problemom podczas kontroli skarbowych czy audytów wewnętrznych.
Dowody księgowe a obowiązki prawne
Należy również pamiętać, że prawidłowe prowadzenie dokumentacji księgowej, w tym dowodów księgowych, nie jest tylko kwestią dobrych praktyk biznesowych, ale także obowiązkiem prawnym każdego przedsiębiorcy. Niezależnie od tego, czy chodzi o dowody księgowe w KPiR, czy o pełną księgowość, przedsiębiorstwa muszą przestrzegać określonych przepisów dotyczących rachunkowości, co ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia transparentności finansowej firmy.
Zarządzanie dowodami księgowymi jest nieodłącznym elementem prowadzenia działalności gospodarczej. Nie tylko umożliwia to efektywne i prawidłowe rozliczanie kosztów, ale również stanowi fundament dla zachowania zgodności z obowiązującymi przepisami prawa. Dlatego tak ważne jest, aby każdy przedsiębiorca przywiązywał dużą wagę do prawidłowego dokumentowania, kategoryzowania oraz przechowywania wszystkich dowodów księgowych, które odgrywają kluczową rolę w finansach firmy.
W procesie zarządzania dowodami księgowymi nieocenioną pomocą mogą służyć specjaliści z naszego biura rachunkowego w Piasecznie. Zapraszamy do kontaktu oraz zapoznania się z kompleksową ofertą naszego biura rachunkowego.