Koszty uzyskania przychodu pod choinkę

Co przedsiębiorca CIT może uznać za koszty uzyskania przychodu pod choinkę?

Zgodnie z obowiązującą ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych, kosztami uzyskania przychodu określamy koszty związane z dążeniem do uzyskania przychodu, bądź też zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów firmy. W związku ze zbliżającymi się Świętami Bożego Narodzenia wielu przedsiębiorców (szczególnie tych świeżo upieczonych), z pewnością zadaje sobie pytanie dotyczące zakwalifikowania kosztów zakupu dekoracji świątecznych, takich jak choinka, lampki, bombki i tym podobne. Poniższy artykuł rozwieje Państwa wątpliwości w tym, a nawet szerszym zakresie – dowiecie się Państwo także, jakie założenia można przyjąć w przypadku wydatków związanych z utrzymaniem estetyki wystroju firmy.

Podstawowe zasady dotyczące kwalifikowania kosztów

Jako koszty uzyskania przychodu uznajemy wszystkie te wydatki, które mają związek przyczynowo-skutkowy z uzyskiwanymi przez firmę przychodami, mogą też służyć, jak zostało na początku wspomniane, „zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów firmy”. Pamiętajmy jednakże o konieczności wykluczenia z tej grupy kosztów enumeratywnie wskazanych w artykule 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Duże znaczenie ma tutaj również fakt, że koszty te mogą być związane pośrednio z uzyskiwaniem przychodów – chodzi tutaj o wydatki akceptowalne dla całokształtu prowadzenia działalności, a więc często nierozerwalnie związane z funkcjonowaniem wewnętrznym firmy.

Czego nie można zaliczyć w poczet kosztów uzyskania przychodu?

Wydatki reprezentacyjne nie mogą zostać uznane przez przedsiębiorcę za koszty uzyskania przychodu. Co ciekawe, ustawodawca nie sprecyzował konkretnie definicji słowa „reprezentacja”, co skutkuje przyjęciem poniższych założeń w oparciu o wykładnię językową. Jeśli poszukamy definicji w Słowniku Języka Polskiego (PWN, Warszawa 1981), dowiemy się, że „reprezentacja” może być rozumiana jako „okazałość, wytworność w czyimś sposobie życia, związana ze stanowiskiem lub pozycją społeczną”. Ponadto, według Urzędów, jest to działanie mające na celu wytworzenie i utrwalenie dobrego wizerunku przedsiębiorstwa. Działanie to może być postrzegane jako ponadprzeciętne dekorowanie wnętrz firmowych, inwestowanie w przyciągające uwagę i dobrze kojarzące się logo czy nawet sposób przyjmowania kontrahentów w siedzibie firmy. Warto podkreślić, że reprezentacja jest raczej skierowana w stronę kontrahentów, a więc na zewnątrz firmy.

Jak traktować wydatki na wystrój wnętrz?

Trudno nie zgodzić się ze stwierdzeniem, że ogólna estetyka wnętrz wpływa w pozytywny bądź negatywny sposób na postrzeganie firmy przez odwiedzających ją klientów. Schludne, miłe dla oka wnętrza nie tylko cieszą oko, lecz także są niejako potwierdzeniem dobrej kondycji firmy. Wnętrza zaniedbane działają w odwrotny sposób – kontrahent mimowolnie negatywnie odbiera zły stan pomieszczeń i przekłada na nienajlepszą kondycję naszej firmy. W związku z tym, każdy szanujący się przedsiębiorca traktuje tego typu podstawowe wydatki jako koszty ponoszone standardowo także przez inne firmy. Poza tym, trzeba pamiętać o konieczności dbania o warunki pracy zatrudnionych w firmie osób – stąd też nakłady na roślinność, a więc donice, rośliny doniczkowe czy różnego rodzaju kompozycje roślinne, bukiety, ziemia czy środki ochrony i pielęgnacji roślin uważa się za normalne i całkowicie uzasadnione. Zgodnie z powyższą definicją reprezentacyjności, o ile nabywane dobra nie są zbyt ekstrawaganckie, kosztowne, luksusowe, słowem – adekwatne do zwyczajów w danym środowisku – koszty ich zakupu mogą być uznane w poczet kosztów uzyskania przychodu. Zasada ta została zaakceptowana przez organy podatkowe, na przykład Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z dnia 21 kwietnia 2008 r., nr IBPB3/423-65/08/NG. Podobnie jest w przypadku innych elementów wystroju wnętrz, takich jak dywany, lustra czy obrazy – jeśli nie będą one zbyt wytworne, kosztowne, nie będą więc znacząco przekraczały zwyczajowo rozumianego dobrego wizerunku firmy, mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodu.

Wydatki nazbyt duże, przeznaczone na dobra ekskluzywne, których nabycia nie można wytłumaczyć chęcią utrzymania zwyczajowo przyjętych standardów w miejscu pracy nie można traktować jako kosztów uzyskania przychodu.

Z wyżej opisanymi zasadami zgadza się Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z dnia 27 listopada 2009 r., nr ILPB3/423-743/09-2/JG).

Koszty zagospodarowania posesji wokół siedziby firmy

Problematyczne może też okazać się określenie charakteru kosztów ponoszonych na utrzymanie czy założenie terenów zielonych. Wystarczy jednak powiedzieć, że także i w tej sytuacji, jeśli działania właściciela na terenie posesji nie odbiegają od standardowych obowiązków administracyjnych związanych utrzymywaniem terenów zielonych, można wszelkie koszty takie jak: założenie trawnika, posadzenie drzew i krzewów, prace pielęgnacyjne czy koszty nawadniania terenu uznać za zasadne do odliczenia od uzyskanych przychodów w dacie ich poniesienia. Wydatki z tego tytułu nie zwiększają wartości początkowej budynku będącego środkiem trwałym. Zostało to potwierdzone przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 6 września 2010 r., nr ILPB3/423-515/10‑5/DS.

I wreszcie nie pozostało nam już nic innego, niż przejść do kwestii problematycznej choinki. Jeśli zastanawiają się Państwo, czy koszt choinki i innych ozdób można potraktować jako koszt uzyskania przychodu, to odpowiedź jest twierdząca. Wszelkiego rodzaju święta i okazje, takie jak na przykład jubileusz firmy czy święta branżowe w pełni uzasadniają zmianę wystroju, co wiąże się przecież z kosztami. Szczególnie koszty dekoracji świątecznych (Boże Narodzenie czy Wielkanoc) wydają się być zjawiskiem normalnym i powszechnie praktykowanym – w okresie przed świętami niemal w każdym sklepie czy innego rodzaju firmie zauważymy świąteczne akcenty. Tego typu nawiązywanie do tradycji jest zwyczajem, a więc wydatki na standardowe ozdoby można uznać za koszty uzyskania przychodu. Nabyte ozdoby nie mogą być jednak przesadnie luksusowe – tak samo jak w przypadku powyższych przykładów.  Taki stan rzeczy potwierdzają: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 16 stycznia 2009 r., nr IPPB5/423-155/08-2/MW oraz z dnia z 29 czerwca 2009 r., nr IPPB3/423-253/09-2/KK, a także Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji z dnia 5 sierpnia 2010 r., nr ILPB4/423-26/10-2/MC.

Czy koszty uzyskania przychodu obejmują upominki dla kontrahentów?

Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy wydatki na prezenty dla kontrahentów można traktować na równi z prezentami świątecznymi dla pracowników a kosztami uzyskania przychodu. Zgodnie z interpretacjami podatkowymi, wszystko zależy od celu przekazania takiego upominku – reklama czy reprezentacja. Jeżeli upominek zawiera logo firmy i ma charakter promocyjny, może zostać zaliczony do kosztów podatkowych, inaczej niż ekskluzywne prezenty o charakterze prestiżowym. W sytuacji, gdy prezenty wręczane są jedynie wybranym osobom, np. strategicznym klientom, uznaje się to za działanie reprezentacyjne, a nie reklamowe. Takie wydatki, mimo podobieństw do prezentów świątecznych dla pracowników a kosztów uzyskania przychodu, nie mogą zostać odliczone. Warto skorzystać z pomocy specjalistów z biura rachunkowego w Piasecznie, którzy pomogą w poprawnej klasyfikacji kosztów.

Czy kartki świąteczne można traktować jak koszty uzyskania przychodu?

Wielu właścicieli firm traktuje kartki świąteczne jako element budowania relacji, jednak nie wszyscy wiedzą, że mogą być rozliczane jak prezenty świąteczne dla pracowników. Kluczowe znaczenie ma to, czy kartka zawiera elementy reklamowe, takie jak logo lub nazwa firmy. Kartki te, choć mają symboliczny charakter, mogą stanowić formę reklamy, jeśli są dystrybuowane na większą skalę. Dlatego ich wartość, pod warunkiem odpowiedniego udokumentowania, można zaliczyć do kosztów firmowych. W przypadku bardziej ozdobnych lub ekskluzywnych kart okolicznościowych fiskus może je uznać za wydatek reprezentacyjny. W świetle prezentów świątecznych dla pracowników a kosztów uzyskania przychodu, kartki traktowane jako działania marketingowe wpisują się w koszt podatkowy, co potwierdza oferta usług księgowych dla firm.

Wigilia firmowa a koszty uzyskania przychodu

Coraz więcej firm organizuje świąteczne spotkania integracyjne, traktując je jako rozszerzenie idei prezentów świątecznych dla pracowników a kosztów uzyskania przychodu. Jeśli spotkanie ma na celu integrację zespołu i poprawę atmosfery pracy, jego koszt może zostać zaliczony do wydatków firmowych. Ważne jednak, aby wigilia była skierowana wyłącznie do pracowników, a nie kontrahentów czy osób z zewnątrz. Organy podatkowe wymagają, by takie wydarzenia były należycie udokumentowane – potrzebne są faktury, plan spotkania, a czasem też lista obecności. To, co różni wigilię od klasycznego upominku, to jej motywacyjny i socjalny charakter. Dla pełnej zgodności z przepisami warto zadbać o wsparcie w ramach obsługi kadrowo płacowej w Warszawie, która uwzględni specyfikę takiego wydarzenia.

Spotkanie świąteczne z kontrahentami a koszty uzyskania przychodu

Choć świąteczne spotkania z kontrahentami sprzyjają budowaniu relacji, nie mogą być traktowane jak koszty uzyskania przychodu. Wydatki na catering, lokal czy upominki wręczane kontrahentom zazwyczaj zostaną zakwalifikowane jako reprezentacja. Co za tym idzie – nie mogą być ujęte jako koszt podatkowy, w odróżnieniu od analogicznych działań kierowanych do pracowników. Rozróżnienie to może budzić kontrowersje, ale potwierdzają je liczne interpretacje indywidualne oraz wyroki sądów administracyjnych. Choć z punktu widzenia relacji biznesowych intencje są zbliżone, fiskus traktuje je całkowicie odmiennie niż prezenty świąteczne dla pracowników a koszty uzyskania przychodu. Dlatego warto wcześniej sprawdzić szczegółowy cennik biura rachunkowego w Piasecznie, które może przeanalizować cel i zakres świątecznych działań firmowych.

Jak udokumentować koszty świąteczne, by nie mieć problemów z urzędem skarbowym?

Aby uznać wydatki za prezenty świąteczne dla pracowników a koszty uzyskania przychodu, nie wystarczy samo ich poniesienie – kluczowe znaczenie ma ich dokumentacja. Fiskus wymaga, by każde działanie, które ma zostać uznane za koszt, miało związek z działalnością gospodarczą i było potwierdzone fakturą lub rachunkiem. Nie wystarczą paragony bez numeru NIP nabywcy, a w przypadku większych kwot – konieczne są również dodatkowe uzasadnienia i notatki służbowe. Dobrym rozwiązaniem może być załączenie do dokumentacji notatki wyjaśniającej cel wydatku, np. integracja pracowników czy promocja marki. Tylko wtedy wydatki te będą traktowane jako zgodne z zasadą prezentów świątecznych dla pracowników a kosztów uzyskania przychodu. W przypadku wręczania upominków świątecznych warto upewnić się, czy nie pojawi się obowiązek zapłaty podatku od prezentu, zwłaszcza gdy przekroczy się ustalone limity wartości.

Podstawa prawna:

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2011 r., nr 74, poz. 397, z późn. zm.)